Preventivo: come prepararlo e presentarlo agli sposi

Siete riusciti a conquistare la vostra coppia di futuri sposi ed è arrivato il momento di presentare loro una previsione di spesa per il matrimonio dei loro sogni. Come farlo in modo impeccabile? Ecco per voi una mini guida alla stesura del preventivo, con consigli utili e idee per un risultato professionale.

Al primo appuntamento dal vivo o, al massimo, durante il vostro secondo incontro, dovrete assolutamente definire, con estrema certezza, il budget a disposizione degli sposi…o non avrete idea di come e con quali mezzi sviluppare il progetto! Perciò, dopo aver stabilito se si tratta di un evento a budget chiuso o aperto, dovrete procedere con la stesura del preventivo. Naturalmente, i vostri futuri sposi vorranno che ogni spesa prevista sia giustificata e quindi annotata, perciò siate il più precisi possibile. Tante sono le voci coinvolte nell’organizzazione di un evento e queste andranno poi divise per categorie, per essere sommate alla fine della stesura del documento. Tenete presente che alcuni elementi incideranno notevolmente sul totale, ma ciò che conta è non trascurare nessun dettaglio.

Il numero degli invitati presenti il giorno delle nozze è l’aspetto che più influisce sul preventivo finale dell’evento. Quindi, bisogna chiedere subito agli sposi di stilare una lista, anche se approssimativa, degli invitati, per definire le quantità di materiali, la grandezza degli spazi, il numero di oggetti e così via e iniziare a calcolare i costi. Oltre al numero degli invitati, dovrete comunque valutare anche le esigenze e desideri dei vostri sposi, per stabilire a che tipo di evento (se più o meno economico) andrete a lavorare.
Il preventivo di un matrimonio si costruisce stilando un elenco di voci, permettendovi di avere sotto controllo l’intera situazione economica dell’evento.

METODI PER LA STESURA DEL PREVENTIVO.

Due sono i metodi per creare un preventivo:
PRIMO METODO: è quello più usato per i matrimoni con un budget chiuso. Si parte dalla cifra che gli sposi hanno deciso di investire nel loro matrimonio e si definiscono i servizi in essa compresi. Quindi partendo dai desideri e dalle priorità degli sposi, si attribuirà ad ogni singola voce una parte del budget. Poi in aggiunta potete fare una lista con le voci a cui volete dare più importanza, e a quelle a cui siete disposti a rinunciare per il progetto ideato per i vostri sposi. In questo modo se il preventivo risulta troppo alto potete eliminare le ultime voci o trovare delle soluzioni più economiche.
SECONDO METODO: invece, è quello più usato per i matrimoni con un budget aperto. Si parte dalle singole voci divise per categoria, assegnando ad ognuna di essa un costo indicativo. La somma di ogni singolo costo, vi darà un totale, che potrà essere modificato, aumentando o riducendo ogni singolo costo. Prima di consegnare il preventivo dovete contattare i fornitori, e scegliere quello con il miglior rapporto qualità-prezzo. Ricordatevi che voi siete dei professionisti, e la vostra esperienza dovrà portare agli sposi una sensazione di fiducia totale sui costi che gli presenterete.
Nessun matrimonio è uguale a un altro e anche le esigenze degli sposi vi risulteranno diverse. Ciò nonostante è possibile stilare un elenco di servizi base che varrà per qualsiasi tipo di matrimonio.

COSTI FISSI E COSTI VARIABILI.

È fondamentale far capire agli sposi che anche nel caso del loro matrimonio ci saranno dei costi variabili e dei costi fissi.
I costi variabili sono quelli che cambiano a seconda dei quantitativi e sono fortemente influenzati dalla lista degli invitati. Esempi di costi variabili possono essere: il costo del food, i fiori per l’allestimento in sala, le partecipazioni, il coordinato da stampare (i menù, i libretti messa), il noleggio delle sedie e del tovagliato, le posate, i bicchieri, le candele, etc. Tutto quello che ruota e cambia in base al numero degli invitati è un costo variabile.
l costi fissi, invece, non subiscono questa influenza: allestimento floreale casa, allestimento floreale chiesa, il costo della band, l’agenzia di spettacoli, i fuochi d’artificio, sono tutti servizi che hanno un costo preciso che prescinde il numero degli invitati. È importante che questo sia chiaro agli sposi, onde evitare obiezioni a fronte di un aumento dei costi corrispondente ad un aumento del numero degli invitati.

DOCUMENTO EXCEL.

Per sviluppare un preventivo, potete utilizzare come software il programma EXCEL.

Questo strumento formato da un foglio con griglie e tabelle, vi aiuterà ad inserire i dati che pur se fittizi, potranno essere modificati o eliminati. Grazie ad esso, potete avere il massimo controllo su:
– i costi PRO CAPITE (costo unitario),
– il costo d’ insieme (costo totale di un singolo servizio)
– preventivo generale (la somma totale di tutti i servizi).

Excel vi permetterà dunque di:
– variare in modo veloce le voci di ogni servizio;
– aggiungere altre voci man mano che gli sposi vi confermeranno servizi aggiuntivi;
– diminuire o aumentare il numero di inviati ed avere istantaneamente il totale aggiornato.
– inserire righe aggiuntive destinate per servizi extra richiesti dopo l‘ approvazione del preventivo generale.
– inserire righe destinate agli acconti e alle scadenze di saldo.

PREVENTIVO PROFESSIONALE.

Per concludere possiamo dire che la situazione economica di un matrimonio può essere racchiusa in questo documento, che dovrete avere con voi ad ogni incontro con i vostri sposi.
I preventivi non sono documenti ufficiali, ma rappresentano comunque il vostro modo di proporvi agli sposi, ecco perché bisogna curarne anche la forma. Il preventivo può essere interpretato come un biglietto da visita, non state presentando solo un’offerta commerciale, ma anche voi stessi e la vostra attività. Curate il layout in modo che l’identità della vostra agenzia sia ben evidente, aggiungete quindi il vostro logo, i vostri dati fiscali e inserite i servizi offerti in una tabella ben organizzata.
Ricordate, sono i dettagli che fanno la differenza!

CONCLUSIONI.

Per approfondire ogni aspetto riguardante il preventivo, a partire da tutte le voci che lo compongono, e per acquisire una solida preparazione sulla professione del wedding planner, è possibile iscriversi ai corsi dell’Accademia del Wedding, da quelli dal vivo “Experience”, a quelli online e on demand –> Scopri di più.

In conclusione, ricordate che, se non volete perdervi tutti gli aggiornamenti sul mondo dell’Accademia del Wedding, potete iscrivervi al nostro Gruppo Facebook, una delle più grandi community dedicate alla formazione nel campo del wedding! –> Gruppo Facebook Accademia del Wedding.

Vi aspettiamo!