Invitati numerosi… e come gestirli!

State organizzando un matrimonio il cui numero di invitati supera le 300 persone? Niente panico! Ecco alcuni consigli per gestire al meglio eventi con invitati numerosi.

Matrimoni XXL: controtendenza?

Il periodo storico che stiamo vivendo ha ridimensionato molto i matrimoni, portando da eventi con invitati numerosi a nozze con pochi intimi. Questa tendenza, pandemia a parte, piace molto alle coppie, al punto che si prevede che perduri anche per la prossima stagione. Le motivazioni sono semplici: avere pochi invitati equivale a una più facile gestione, una scelta più ampia di location in cui sposarsi e un miglior rapporto qualità – prezzo perché, a parità di budget, si potrà spendere meglio i soldi a disposizione. Ma è davvero così? In parte sì, ma se gli sposi si affidano a un professionista, anche un matrimonio XXL può essere una scelta vincente!

Invitati numerosi = budget elevato? Non sempre!

Se ci si affida ad un professionista, anche un matrimonio che prevede numerosi invitati può essere curato e di qualità, senza trasformarsi in un evento a troppi zeri. La cosa importante sarà iniziare con anticipo la ricerca di location e catering, in modo da ottenere diversi preventivi e scegliere la soluzione ideale in base al budget previsto dagli sposi. Qualche trucco? Scegliere una data in bassa stagione o in settimana e optare per una cena a buffet anziché al tavolo, sono alcune delle proposte da fare ad una coppia che desidera avere numerosi invitati senza dover rinunciare ad un matrimonio da favola. Non solo castelli quindi, ma anche masserie, parchi, o, perché no, la spiaggia in cui organizzare un party indimenticabile. E ricordate: buffet non è sinonimo di bassa qualità! Se si scelgono prodotti si stagione e locali, con qualche cenno esotico come il corner del sushi, si farà comunque una splendida figura!

Dalle partecipazioni alla gestione durante l’evento: ecco cosa non dimenticare!

Quando si organizza un evento in cui gli invitati sono numerosi, è importante partire da subito con delle strategie che permettano di non commettere errori.

Partecipazioni e inviti

Un matrimonio XXL prevede l’invio di numerosi inviti, cosa che potrebbe pesare sul budget. Proponete agli sposi di realizzare partecipazioni virtuali, magari con un link diretto al sito internet del matrimonio. Quest’ultimo aiuterà gli invitati a conoscere tutti i dettagli dell’evento (location, lista nozze, menù ecc.) e permetterà loro di avere i recapiti digitali ai quali rispondere per confermare o meno la loro presenza. Perché si sa, quando si ha a che fare con più di 300 persone, la possibilità di scordarsi di qualcuno o di sbagliare durante la distribuzione a tavola è all’ordine del giorno!

Intrattenimento

Un matrimonio XXL ha invitati di tutte le età, ecco perché è importante che ci sia un buon intrattenimento. Prevedete di ingaggiare più professionisti del settore, dai musicisti agli animatori, per fare in modo che gli ospiti non si annoino mai. I bambini dovranno essere seguiti a parte, quindi prevedete un servizio di baby sitting che si occupi dei più piccoli durante tutto il matrimonio.

Tavoli

Quando si tratta di un matrimonio dagli invitati numerosi, il problema principale potrebbe essere “e ora dove li metto?”. Come già anticipato, la soluzione ideale in questi casi è organizzare un buon buffet, quindi fare in modo che gli ospiti non siano seduti al tavolo per ore in un posto prestabilito, ma si possano muovere, divertire, e possano chiacchierare tra loro tra una tartina e un sorso di Champagne. Se però gli sposi non possono fare a meno di una cena (o un pranzo) placé, la soluzione ideale sarà utilizzare tavoli rettangolari, perché occupano meno spazio rispetto a quelli rotondi. Questo ovviamente se ci sono limiti fisici che non vi permettono grandi manovre, ovvero nelle sale interne delle location. Se invece potete comodamente distribuire i tavoli in un parco, potete optare per qualsiasi tipologia. La cosa fondamentale sarà avere i nomi definitivi con un po’ di anticipo, già divisi per gruppi (lavoro che spetta ovviamente agli sposi) e realizzare un buon tableau de mariage, facile da visionare e che permetta di raggiungere il proprio posto senza troppe difficoltà e in breve tempo.