Come gestire un evento di più giorni

Non è raro che gli sposi decidano di organizzare una festa di matrimonio su più giorni. In particolare può capitare con coppie straniere o che vivono all’estero e tornano in Italia per sposarsi, ma anche coppie che scelgono di coronare il loro sogno d’amore in una località di mare (o di montagna) e decidono quindi di fare un vero e proprio viaggio di matrimonio. C’è poi chi semplicemente sceglie di protrarre i festeggiamenti per tutto il week end. Vediamo quindi insieme come gestire al meglio un evento di più giorni.

Dove, come e quando?

La prima cosa da fare quando una coppia di clienti ci propone un evento di più giorni è sicuramente quella di scegliere in maniera oculata la data, la durata e la location per poi iniziare a studiare come svolgere le varie tappe dell’evento. La location più usuale in questi casi potrebbe essere un hotel, dove poter anche pernottare, ma potrebbe anche trattarsi di una masseria o di un castello. Tutto dipenderà da come si decide di sviluppare i vari momenti che vanno dal pre matrimonio fino al party conclusivo. Non è detto però che si debba trattare di un’unica location. Per quanto riguarda invece la data e la durata, si può andare da un minimo di due giorni fino addirittura ad una settimana, ma ovviamente tutto dipende dal tipo di attività che si decide di svolgere.

Evento di più giorni: tipologie

Veniamo al punto saliente: cosa hanno in mente gli sposi? Perché vogliono un evento di più giorni? Proviamo a vedere insieme alcuni possibili scenari.

Ritorno a casa

Ci sono coppie che per motivi di lavoro sono lontane dal loro paese (o Paese) d’origine, quindi scelgono di tornare a casa per festeggiare le nozze. Essendo un matrimonio in trasferta, è quasi scontato che si tratterà di un evento di più giorni. Solitamente si svolge una prima cena tra parenti stretti, una riunione di famiglia per così dire, anticipata o posticipata (di ore o di giorni a seconda del tempo a disposizione) da un party tra amici intimi. In questo caso si potrà scegliere un’unica location dove organizzare più momenti di festa, a tavola e non, in modo da facilitare i futuri sposi. Consiglio: queste feste pre matrimonio, sono spesso a tema, quindi perché non proporre una informale cena in total white? O un evento in stile gipsy? Renderà il tutto più divertente e spensierato.

Destination Wedding e Wedding Weekend

Innanzitutto: cos’è il Destination Wedding? Si tratta di un vero e proprio business legato non solo al mondo degli eventi ma anche del turismo. Infatti si tratta di matrimoni che si svolgono lontani da casa, solitamente abbinati ad una sorta di luna di miele. In questo caso si può trattare di coppie straniere che vengono a sposarsi in Italia o, viceversa, di italiani che vanno a sposarsi all’estero. Questo genere di evento di più giorni è visto più come una fuga d’amore che un vero e proprio matrimonio in pompa magna, infatti spesso a viaggiare sono gli sposi e pochi intimi (genitori, testimoni, e poco più). Infatti è molto impegnativo pensare di organizzare grossi eventi lontani da casa, oltre al fatto che lo scopo è proprio quello di fuggire dalla routine, andare in una location amata con le persone care e vivere qualche giorno di meritato relax, magari nel lusso, abbinando al momento del “sì” anche una visita ad una città storica o un’escursione in natura. La stessa cosa può capitare anche senza uscire dal proprio Paese. Si tratta del Wedding Weekend. Molte coppie, soprattutto quelle che vivono in città, optano per un evento di più giorni al mare o in montagna abbinando al momento del matrimonio un piccolo viaggio in un luogo del cuore. Anche in questo caso, solitamente, si parla di eventi di piccole dimensioni, quindi con pochi invitati (solitamente non più di 50 persone). In questo caso, oltre a dover organizzare trasferta, pernottamenti e, ovviamente, matrimonio (cerimonia e ricevimento), si dovrà escogitare un piano dettagliato delle cose da fare per intrattenere gli ospiti.

Non trascurare i dettagli!

Organizzare un evento di più giorni, può risultare davvero un’impresa ardua. Bisognerà tener conto del fatto che il budget inesorabilmente salirà, soprattutto se si sceglie di portare con sé i propri fornitori di fiducia e l’immancabile team di lavoro (leggi l’articolo dedicato ai fornitori). In ogni caso le trasferte per sopralluoghi e sistemazione dello staff per i giorni precedenti e/o antecedenti l’evento andranno tenute in considerazione. Diverso è se la coppia di sposi arriva da fuori e sceglie di sposarsi nella vostra città. A quel punto potrete dare il meglio di voi e fare in modo che il soggiorno “a casa vostra” risulti ancora più speciale!

Ecco alcuni consigli:

• se state organizzando un Destination Wedding o un Wedding Weekend in trasferta, contattate un tour operator per offrire agli sposi e ai loro ospiti un soggiorno indimenticabile;
• documentatevi su tradizioni, simboli, usanze, cibo del posto, perché se gli sposi lo hanno scelto significa che lo amano e se lo amano, vorranno sicuramente avere un evento il più possibile legato al territorio;
• fate in modo da organizzare un pernottamento per tutti gli ospiti nello stesso albergo o comunque in alberghi/B&b/alberghi diffusi vicini tra loro e vicini alle location dei festeggiamenti. In ogni caso prevedete mezzi di trasporto di gruppo (pullman) se non è possibile fare spostamenti a piedi.
• confrontatevi con gli sposi per ogni cosa, soprattutto perché, come già anticipato, il budget per un evento di più giorni dovrà prevedere anche la totale copertura delle spese per vitto e alloggio degli invitati.