Timeline del wedding Day
Il grande giorno sta per arrivare, e se volete che il vostro progetto pianificato per mesi sia realizzato come l’avete immaginato, la parola d’ordine è senza dubbio organizzazione. Senza perdersi in inutili dettagli sprecando tempo è necessario fare una timeline del wedding day
La timeline del wedding day o scaletta è un programma dettagliato di quello che dovrà accadere il giorno dell’evento. Questo non significa che la scaletta si prepara a ridosso del giorno del matrimonio: dovrete iniziare a preparala e a ragionarci su a partire dal primo appuntamento.
Come si fa la timeline del giorno del matrimonio?
Molto importante è l’ordine cronologico, ovvero ordinare i compiti per importanza, dalle attività da svolgere a chi le deve svolgere.
Cira Lombardo
Per fare una buona timeline del wedding day, bisogna innanzitutto fissate gli orari non flessibili della giornata e da questi tracciate una linea temporale, inserendo via via i tempi che occorrono per ogni azione necessaria precedente e successiva.
I tre momenti fondamentali della giornata
La timeline del wedding day, si inizia scrivendo i tre momenti importanti della giornata che hanno un orario certo:
- l‘orario della cerimonia in chiesa, ovvero l’orario scritto in partecipazione che coinciderà con l’orario dell’arrivo degli ospiti;
- tramonto
- l’orario della fine del ricevimento. Esso può dettato sia dalla volontà degli sposi di terminare l’evento entro un determinato orario, sia dalle regole e dalle indicazioni della location.
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Cira Lombardo
Partendo dall’orario della cerimonia in chiesa, che dura circa 1h, potete stabilire tutti gli altri orari:
- uscita sposi, auguri e saluti: 30 minuti
- stimare il tempo di percorrenza per raggiugere la location del ricevimento;
- welcome aperitivo: 20 minuti
- buffet: 1m e 30 minuti con intervento musicale
- cena: 1h 30m /2h con intervento musicale
- taglio torta: 20 minuti
- dopo cena e intrattenimento: 1h 30m
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Cira Lombardo
Organizzazione della squadra dei fornitori
Con questi orari alla mano e valutando il tempo necessario per completare ogni allestimento, potrete quindi stabilire l’organizzazione della vostra squadra interna e dei fornitori. Dovrete, quindi, stabilire gli orari giusti per:
- arrivo del vostro team in location;
- arrivo del vostro team in chiesa;
- arrivo dei fornitori in location;
- arrivo dei fornitori in chiesa.
Timeline della sposa
La timeline del wedding day, può essere fatta per tutta la giornata del matrimonio, inserendo una scheda per gli sposi, in particolare per la fase di vestizione della sposa. Anzi, vi consiglio di inserire all’interno della timeline una scheda dedicata solo alla sposa, una sezione in cui esplicitate gli orari che la riguardano direttamente, quali:
- ora arrivo hair-style
- ora arrivo make-up
- ora consegna bouquet, specificando anche chi lo consegnerà alla sposa, la suocera come tradizione o direttamente il wedding planner;
- arrivo auto della sposa
Timeline del vostro team
Un’altra scheda da inserire è quella del vostro team. In questa sezione, sarà indicato il numero di collaboratori presenti il giorno dell’evento, divisi tra chiesa e location. Cercate di essere quanto più precisi è possibile nella stesura di questa scheda, così da potervi facilitare nella comunicazione generale.
Cira Lombardo
Segnate il numero di hostess che avete previsto in chiesa, i loro nomi e il loro numero di telefono. Annotate, invece, chi sono i collaboratori che si occuperanno dell’allestimento in location, segnando il nome e il contatto di un responsabile in loco.
Non dimenticate di segnare il numero di pasti previsti per il pranzo (solitamente a carico del wedding planner) e quelli per la cena (solitamente a carico degli sposi).
Spazio temporale del wedding day
Fare una timeline del wedding day è impegnativo, ma grazie ad essa non avrete problemi sulla gestione dei tempi. Nella timeline va indicato tutto quello che riguarda lo spazio temporale del giorno delle nozze:
- sorprese per la sposa da parte dello sposo o sorprese per gli sposi da parte degli amici
- nomi di ogni singolo testimone, damigella, paggetto e genitore: potrebbe essere imbarazzante trovarvi fuori chiesa e non conoscere il nome del padre della sposa!
- Il tempo necessario per il servizio fotografico. Questo è un punto importante e non scontato. Di solito in location il buffet viene aperto quando gli sposi arrivano in location dopo il servizio fotografico. Se i tempi per le foto sono lunghi, possiamo in accordo con la location proporre agli sposi di far aprire il buffet senza aspettare il loro arrivo in location.
- appunti indirizzati ai fotografi, ovvero verranno indicati se ci sono scene importanti da riprendere o dettagli da fotografe;
- cambio abito sposa o sposi.
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Francesca Rao
Seguire e sviluppare una corretta timeline del del wedding day vi consentirà di avere sotto controllo l’organizzazione dell’intero matrimonio, in tutte le sue fasi. Requisito fondamentale per una corretta pianificazione è la comunicazione! Interessante vero? Se volete approfondire l’argomento, iscrivetevi al corso di Cira Lombardo
