Timeline per un evento perfetto

Il termine timeline è di facile comprensione: è la linea del tempo, sulla quale posizioniamo la sequenza di attività da mettere in atto affinché riusciate nell’intento di realizzare un progetto unico ed inimitabile. Se ve la state immaginando come una linea temporale lungo la quale inserire delle azioni, siete sulla buona strada, ma attenzione: ci sono delle decisioni da prendere prima di arrivare a questa linea.

TIMELINE PER OGNI FASE

 

Prendendo in prestito alcune espressioni economico-manageriali e applicandole al nostro caso, possiamo affermare che, per definire il processo di progettazione di un wedding project, dobbiamo:

1. Definire l’ambito del progetto.
2. Dividere il progetto in fasi.
3. Stabilire gli incarichi (task).
4. Stabilire le priorità.
5. Stabilire i tempi.
6. Stabilire le risorse.
7. Stabilire le milestones.
8. Rappresentate graficamente la timeline.

I BENEFICI

La formazione della timeline di progettazione potrà risultarvi quasi noiosa all’inizio, ma da essa potrete trarre grandissimi benefici:

• Gestione del tempo: sommando il tempo di ogni singola azione, comprenderete il tempo totale di cui necessitate per organizzare il matrimonio.
• Gestione dei ritardi: sarà più semplice evidenziare eventuali ritardi, capirne i motivi e adoperarsi per risolverli.
• Individuazione delle priorità: non saranno necessarie riunioni per decidere a cosa dedicarsi, sarà già tutto stabilito!

PROGETTO

Quello che potrà sembrarvi più difficile sarà la definizione dell’ambito del progetto. Nel mondo dei matrimoni, esso sarà costituito da tutte quelle azioni che vi consentono di accumulare informazioni che, messe insieme, rendono chiaro il tipo di evento che state organizzando.

TASK E MILESTONE

Le azioni che compongono le diverse timeline sono dette task, a cui assegnerete una priorità, un tempo e delle risorse. Sta a voi, in base all’evento, stabilire quali sono. Fondamentali, invece, sono le milestones, che possono essere identiche quasi per tutti gli eventi. Con lo scopo di ottenere un feedback, esse non potranno che coincidere con gli incontri con gli sposi.

L’ideale sarebbe fissare non più di 4/5 gli incontri con il cliente, onde evitare che catalizzino tutta la vostra attenzione, fornendo però assistenza e reperibilità telefonica in qualsiasi momento. Se vi sembra che siano pochi, pensate che ogni evento ha la sua programmazione e che, viaggiando tutte su binari paralleli, ne dovrete gestire più di una contemporaneamente. Il tutto, senza dimenticare di dare spazio alle attività che vi consentiranno di incontrare coppie di eventuali futuri sposi.

APPUNTAMENTI CON GLI SPOSI

Dunque, dopo aver stabilito una scaletta di azioni da compiere durante la fase di progettazione dell’evento e nel periodo pre-evento, con tutti i relativi check da fare, dovrete passare a definire la timeline del wedding day! Vale a dire un programma dettagliato di quello che dovrà accadere il giorno dell’evento. Questo non significa che la scaletta si prepara a ridosso del giorno del matrimonio: dovrete iniziare a preparala e a ragionarci su a partire dal primo appuntamento.

COME SI CREA UNA TIMELINE?

Molto importante è l’ordine cronologico, ovvero ordinare i compiti per importanza, dalle attività da svolgere a chi le deve svolgere. Bisogna innanzitutto fissate gli orari non flessibili della giornata e da questi tracciate una linea temporale, inserendo via via i tempi che occorrono per ogni azione necessaria precedente e successiva.

Ci sarebbe ancora molto da dire: tutto ciò che compone le singole scalette, il modo corretto di impostarle, le scadenze importanti, la divisione dei compiti, la gestione dei ritardi, ma in un unico articolo sarebbe impossibile. Se ritenete che si tratti di argomenti utili e interessanti e vorreste saperne di più, è possibile iscriversi ai corsi dell’Accademia del Wedding, da quelli dal vivo “Experience”, a quelli online e on demand –> Scopri di più.

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