Appuntamento con i futuri sposi: come organizzarlo in sicurezza per l’emergenza Covid-19

Il colloquio conoscitivo con i futuri sposi è molto importante per  determinare l’ottenimento dell’incarico. È il momento decisivo in cui si crea o meno tra la coppia e il wedding planner, empatia. Vediamo come organizzare l’appuntamento con i futuri sposi, in sicurezza in questo periodo di pandemia da Covid-19, utilizzando anche strumenti come mail e videochiamate.

Il primo appuntamento con i futuri sposi è di reciproca conoscenza. Costituisce il secondo step, dopo la telefonata in cui gli sposi chiedono informazioni e l’eventuale mail. È un momento molto importante perché il momento decisivo in cui si crea, o meno, tra la coppia e il wedding planner, quell’empatia indispensabile e il famoso feeling che convince i futuri sposi ad affidare l’incarico al professionista, certi di avere davanti la persona giusta che fa per loro.

Ricordate come un mantra che “non c’è la seconda occasione per fare una buona prima impressione”.(Oscar Wilde)

Il primo appuntamento: The Experience

L’appuntamento con i futuri sposi deve avvenire in uno spazio tranquillo e accogliente, generalmente esso avviene nell’ufficio del wedding planner, all’uopo preparato perché vi sia un coinvolgimento sensoriale che metta gli sposi a proprio agio.

Quindi il giusto profumo, la musica giusta, il giusto spuntino, l’arredamento giusto e dato il particolare periodo in cui ci troviamo anche le giuste accortezze dettate dall’emergenza Covid 19. Vediamo quali.

Come organizzare l’appuntamento con i futuri sposi in tutta sicurezza

Facendo seguito al  «Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro» , vediamo come organizzare  l’appuntamento con i futuri sposi nello studio. Innanzitutto il wedding planner   è tenuto ad alcuni obblighi informativi e comportamentali quali:
1)Fornire i dispositivi di protezione ad eventuali collaboratori( mascherine, guanti monouso, gel igienizzante, ecc);
2) Assicurare la pulizia dei locali e il ricambio d’aria almeno due volte al giorno;
3)Assicurare la sanificazione dei locali dello studio ex circolare Ministero della Salute n. 5443/2020.

Regole di accesso allo studio

Nel corso dell’appuntamento con i futuri sposi devono essere osservate delle regole di accesso. 1) Invitare a verificare l’assenza di situazioni di pericolo (febbre, sintomi influenzali, ecc);  2)Preavvisare del fatto che l’accesso allo Studio sarà autorizzato previa dichiarazione di assenza di situazioni di pericolo;
3)Preavvisare del fatto che si potrà accedere solo  muniti di mascherina. 4) Assicurare la distanza di almeno un metro e mezzo tra la coppia e il wedding planner. 5) Predisporre igienizzanti all’ingresso e nello studio.

Le fasi di un appuntamento con i futuri sposi

Nell’appuntamento con i futuri sposi  dovrete: metteteli  a loro agio, entrate in empatia: chiedete di loro, del loro amore, come hanno deciso di sposarsi e come immaginano quel giorno. Raccontandosi sicuramente inizieranno a sciogliersi, potrete capire dalle prime risposte qual é il punto critico per cui sono lì (hanno poco tempo, vogliono gestire bene il budget, sono una coppia che ha bisogno di tenere tutto sotto controllo, vogliono un matrimonio da favola, non sanno come muoversi a causa del covid) e quindi lavorare su quello.

A questo punto dovrete  spiegare loro come operate e quali sono i passaggi fondamentali che affronterete insieme, step by step. Preparate una timeline, con un ventaglio di proposte e idee scelte in base alle informazioni ricevute tramite mail e telefonate preliminari. Ma non esponetevi troppo, è solo il primo appuntamento e non vi è ancora la firma del contratto. Nel primo appuntamento con i futuri sposi è molto importante il vostro atteggiamento; 1)Fate complimenti;  2)Mostratevi sereni e sorridenti;  3)Comportatevi con umilità; 4) Ascoltate attivamente; 5)Mostrate di avere per ogni problema una soluzione.

Il modus operandi del wedding planner

Nell’appuntamento con i futuri sposi dovrete rassicurarli su questo particolare periodo, insistendo sul fatto che è cambiato il modus operandi a seguito del Covid 19, non solo vostro ma di tutti i fornitori  e che sarete il loro tutor in tutta la fase dell’organizzazione fino al giorno delle nozze, e oltre. Informateli  sulle possibili alternative per i successivi incontri come l’uso delle mail, delle videochiamate, e programmate già degli appuntamenti. Risorgete come l’araba fenice dalle ceneri. Il Covid-19 sta riappriopiando il wedding planner del suo ruolo di organizzatore, dopo tanta improvvisazione.

Ora gli sposi sono confusi, le aziende per recuperare le perdite stanno alzando i prezzi, gli improvvisati e gli abusivi prolifereranno abbassando i prezzi. Gli sposi brancoleranno nel buio, ma voi, formandovi, sarete in grado di muovervi in questa giungla e guidare al meglio i vostri sposi, tutelandoli  e offrendo loro garanzie.

Videochiamate e mail

Il wedding planner è la figura chiave di tutte quelle coppie che stanno organizzando un matrimonio a distanza. In questo particolare periodo in cui non sono possibili sopralluoghi per la location , per le bomboniere o anche per  ascoltare dal vivo un gruppo musicale, è importante fissare delle videochiamate, per progettare tutto con sicurezza e grande serenità.

Sono tantissimi i fornitori che hanno cambiato il proprio modus operandi a causa dell’emergenza coronavirus, offrendo consulenze personalizzate in videochiamata. In questo modo sarà possibile creare matrimoni tailor made, in cui la personalizzazione è il vero elemento dominante. Tramite mail e videochiamata gli sposi potranno visionare i vari shooting fotografici, i preventivi , planning del ricevimento ecc.

L’importanza della formazione

Dobbiamo ricordare che il matrimonio si plasma, si adatta e si trasforma in base al periodo storico che stiamo vivendo e si reinterpreta per uscirne vincente anche attraverso le asperità. Dobbiamo operare in maniera differente rispetto a come si è fatto finora.  I corsi di Cira Lombardo vi aiuteranno  a capire com’è cambiato il mondo del wedding e ad operare di conseguenza, organizzando nozze perfette!

Inoltre nell’apposito modulo del corso online, troverete tutte le preziose istruzioni per far innamorare gli sposi di voi!

Ecco i prossimi appuntamenti.

1. 1. dal 30 novembre al 18 dicembre si terrà il Corso ONLINE per Wedding Planner con Cira Lombardo, ideale per chi non ha tempo di partecipare a un corso dal vivo, ma vuole comunque interagire con la docente e i compagni di “classe virtuale” (scopri di più, clicca qui);
   2. dal 6 al 10 febbraio, l’inimitabile Corso Experience per Wedding Planner con la nostra Cira. Un’esperienza assolutamente adrenalinica, fra lezioni in aula, laboratori e una pazzesca prova finale valutata da una giuria di esperti. E senza contare lo stage durante uno dei prossimi eventi di Cira Lombardo (scopri di più, clicca qui);

3) inoltre, sempre disponibile per coloro che preferiscono organizzare lo studio in estrema autonomia, il Corso per Wedding Planner ON DEMAND, acquistabile per singoli moduli e in un unico pacchetto scontato, con lezioni registrare da vedere e rivedere quando e come si vuole (scopri di più, clicca qui).

4) E per finire, ricordate che, se non volete perdervi tutti gli aggiornamenti sul mondo dell’Accademia del Wedding, potete iscrivervi al nostro Gruppo Facebook, una delle più grandi community dedicate alla formazione nel campo del wedding! –> Gruppo Facebook Accademia del Wedding.