Fornitori: come scegliere la squadra giusta

Dopo aver analizzato vari aspetti dell’avvio di un’attività come wedding planner, non dimenticate che occorre anche capire qual è il modo migliore per creare una squadra di professionisti validi, dal momento che il supporto di quella squadra potrà esservi utile prima di quanto immaginiate. Non pensate di poter fare tutto da soli! Sapete già come instaurare collaborazioni durature basate sulla fiducia? Beh, come sempre partiamo dalle basi, in questo caso proprio dalla definizione della parola “fornitori”.

Con il termine “fornitori” ci si riferisce a tutti gli operatori che offrono un prodotto o un servizio necessari, in cambio di un compenso economico. Avere una valida rete di fornitori a supporto è un fattore imprescindibile per la buona riuscita di un evento. Intorno al mestiere del wedding planner, infatti, ruota un mondo di professionisti senza i quali realizzare un progetto sarebbe davvero impossibile. Che lavorino in prima persona il giorno dell’evento o che lo facciano nei mesi che precedono quel giorno, i fornitori possono influenzare anche i risultati del vostro lavoro e, soprattutto, la vostra reputazione, in quanto sarete voi responsabili della riuscita del wedding day. Ecco perché dovrete essere sempre attentissimi, non solo nella fase di selezione dei fornitori che comporranno la vostra squadra, ma anche in quella di lavoro vero e proprio, controllando che tutti agiscano in modo professionale e impeccabile e che portino a termine ciascuno il proprio compito il più velocemente ed efficacemente possibile.

IN QUALI FASI DELL’EVENTO SI LAVORA INSIEME?

Analizzando l’apporto che i fornitori daranno alla realizzazione del progetto di un evento, ricordate che vi interfaccerete con loro in tre diverse fasi:

1. PRE-EVENTO
2. DURANTE L’EVENTO
3. POST-EVENTO

Sarà importante che tutte e tre le fasi siano regolamentate, chiare e supervisionate con cura.

Caratteristiche del fornitore che possono influenzare il vostro operato sono:

• Qualità: una qualità superiore aumenta la soddisfazione del cliente;
• Tempestività: le loro consegne puntuali sono fondamentali per il modo in cui i clienti riconoscono la vostra affidabilità;
• Competitività: possono darvi il massimo sulla concorrenza in base a prezzi, qualità, affidabilità, scoperte tecnologiche e conoscenza delle tendenze del settore;
• Innovazione: i fornitori possono apportare importanti contributi allo sviluppo di nuovi prodotti. Ricordate, vivono il loro prodotto più di voi e potranno aiutarvi ad ampliare le vostre vedute e ad apportare le giuste modifiche ai vostri progetti.

Il primo passo, dunque, sarà studiare le peculiarità di ciascun professionista, assicurandovi di lavorare sempre con persone serie e affidabili, poiché una parte essenziale del vostro ruolo è proprio quella di creare lo zoccolo duro di operatori di settore che vi affiancheranno in ogni nuova sfida.

Avere un’ampia gamma di fornitori che si muove intorno a voi vi sarà di aiuto per organizzare eventi, non solo dagli stili molto diversi tra loro, ma anche con budget diversi. Ad esempio, potreste trovarvi di fronte a clienti che vorranno puntare economicamente sull’allestimento floreale, piuttosto che sul catering o che preferiranno dare molto spazio all’intrattenimento musicale, riducendo la spesa per bomboniere e wedding stationery.

QUANTI TIPI DI FORNITORI POSSONO SUPPORTARE IL WEDDING PLANNER?

Dovrete creare, perciò, un ampio archivio di professionisti che mantengano alto il vostro standard qualitativo, ma che si differenzino anche nell’offerta, così da assicurarvi sempre un asso nella manica da tirar fuori al momento giusto.

Ricordate che ci sono due tipi di fornitori che potranno affiancarvi nella realizzazione di un evento: i fornitori principali, quelli cioè che sono quasi sempre presenti e senza i quali non è possibile realizzare un progetto, e quelli secondari o minori, i fornitori di prodotti o servizi specifici che non sempre gli sposi richiedono o per i quali non è necessario che facciate da intermediari.

FORNITORI PRINCIPALI:

• FOTOGRAFO CERIMONIALISTA
• FOTOGRAFO PER IL WEDDING PLANNER

• GRAFICI E TIPOGRAFI
• ALLESTITORI
• NOLEGGIATORE
• FIORAI
• FIORISTI
• CATERING
• BAR CATERING/OPEN BAR
• SERVICE AUDIO E LUCI

FORNITORI SECONDARI:

Non sempre richiesti, ma da tenere comunque in archivio per gli eventi più impegnativi.

• Stilisti e atelier
• Make-up artist e hair stylist
• Confettifici e pasticcerie
• Animazione e balloon art
• Artigiani per personalizzazioni
• Pirotecnici
• Compagnie di spettacolo
• Cake designer
• Noleggio auto
• Vivaisti
• Produttori di fiori
• Negozi di bomboniere.

I 4 STRUMENTI DI RICERCA

Come potete assicurarvi di trovare i fornitori perfetti per il vostro modo di lavorare, il vostro stile, il vostro standard qualitativo e la vostra fascia di mercato? Beh, di sicuro occorrerà del tempo: dovrete fare un po’ di esperienze, a volte anche negative, prima di creare il vostro ventaglio di fornitori ideale.

Ma non scoraggiatevi, esistono anche molti strumenti utili che vi agevoleranno nella ricerca:

1. WEB

Il web potrà offrirvi aziende e professionisti di vario livello, che puntano a farsi conoscere attraverso varie strategie di marketing online. Una band di livello, ad esempio, avrà sicuramente caricato su YouTube o sui social network video di alcune performance, un fotografo di matrimoni non potrà non avere un sito web con immagini in alta risoluzione e, ancora, un noleggiatore di settore non potrà non avere un catalogo online.

2. SEGNALAZIONI O PRESENTAZIONE DIRETTA

Attraverso sinergie che facilmente si creano in questo giro, potrete ricevere segnalazioni da colleghi o altri fornitori. Inoltre, perché no? Potrebbe anche capitarvi, una volta che il vostro ufficio si sarà affermato, di ricevere richieste di appuntamento tramite social, e-mail o telefonate di fornitori che, un po’ alla vecchia maniera, richiederanno un incontro conoscitivo con voi, per proporvi alcuni dei loro prodotti o servizi durante una chiacchierata dal vivo.

3. CASUALITÀ O DESTINO

Ciò che davvero conta nel nostro lavoro, come in ogni altra libera professione suppongo, è non porsi mai limiti. Anche durante un viaggio in treno, nave o aereo, in occasione di feste o serate a cui parteciperete per puro svago o magari al ristorante, potreste avere l’occasione di conoscere nuovi fornitori che sapranno conquistarvi. Si è wedding planner h24! Il modo critico di approcciarsi al mondo, agli altri, alle nuove conoscenze, vi sarà utile per fare sempre nuove scoperte. Perciò, siate curiosi, attivi, volenterosi e intraprendenti: la vita potrebbe riservarvi sorprese inaspettate che vi cambieranno la vita.

4. PARTECIPAZIONE ALLE FIERE

Da espositori o da visitatori, rappresentano un’ottima occasione per fare nuove conoscenze, sia nel caso di fiere nazionali, che internazionali.

QUALI SONO I CRITERI DI SCELTA?

In che modo scegliere i fornitori da collocare nel proprio archivio personale e come diversificare le varie proposte per qualità, prezzo, tempi di elaborazione, brand reputation e così via?

• CRITERIO GEOGRAFICO

Sicuramente, un fornitore che operi su un territorio non troppo distante dalla vostra stessa realtà lavorativa sarà da preferire a un altro geograficamente lontano. Questo soprattutto perché i costi di trasporto dei materiali e di eventuali trasferte dello staff potrebbero gravare troppo sul preventivo finale di ogni servizio di cui usufruirete. Il discorso del Km 0 è valido, insomma, in qualsiasi ambito lavorativo.

• CRITERIO ECONOMICO

Un attento wedding planner saprà analizzare il mercato cercando di essere competitivo e, ovviamente, la vostra competitività dipenderà anche dai prezzi dei fornitori, poiché questi ultimi incideranno sul preventivo finale per gli sposi. Perciò, dovrete saper valutare il fornitore anche in base al rapporto qualità-prezzo.

• CRITERIO PROFESSIONALE

L’esperienza di settore, non solo in termini di anni, ma anche in termini qualitativi, aiuterà nella scelta. Controllate le recensioni, la web reputation, i commenti positivi o negativi e le pubblicazioni su siti e riviste di settore, che vi permetteranno di evitare intoppi e problemi già segnalati da altri clienti. Potrete, inoltre, fare riferimento ad associazioni di settore o all’albo ufficiale dei fornitori della camera di commercio, così da scegliere aziende solide e ben strutturate.

• CRITERIO CREATIVO

Da tenere stretto, inoltre, quel fornitore che vi proporrà soluzioni innovative, che si differenzierà dal mercato con prodotti non così popolari, che anticiperà le tendenze e che abbraccerà appieno le vostre richieste più all’avanguardia.

Queste considerazioni sulla perfetta squadra di fornitori per l’organizzazione di eventi costituiscono, naturalmente, solo una panoramica generale. Per approfondire ogni aspetto di questa professione e per analizzare in modo più accurato le migliori tecniche per instaurare collaborazioni durature, è possibile iscriversi ai corsi dell’Accademia del Wedding, da quelli dal vivo “Experience”, a quelli online e on demand –> Scopri di più.

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