Gestione ritardi: come avere sempre tutto sotto controllo

Per timeline si intende la linea temporale sulla quale posizioniamo delle azioni da mettere in atto al fine di realizzare un progetto di nozze unico e inimitabile. Ma essendo un evento pieno di incertezze, un buon wedding planner deve imparare a prevedere l’imprevedibile e ad avere una soluzione per ciascun imprevisto. Esaminiamo in particolare la gestione ritardi

Nel matrimonio di solito è la sposa ad essere in ritardo, non più di mezz’ora raccomanda il galateo, ma purtroppo non è la sola. Vediamo allora come affrontare la gestione dei ritardi.

 Gestione dei ritardi

I ritardi possono riguardare diversi aspetti e diverse figure, il wedding planner nel corso della sua esperienza riesce a sviluppare una sorta di senso senso, quindi a prevedere gli imprevisti e porre rimedio. Oltre al ritardo della sposa, potremmo avere il ritardo degli sposi alla location dovuto ai fotografi. Il che potrebbe infastidire gli ospiti che aspettano in location.

Come attuare una gestione ritardi? Scegliendo una bella location con un panorama mozzafiato, in modo da spostare il set fotografico in loco. In questo modo gli ospiti sarebbero liberi di iniziare l’aperitivo.

Ritardo fornitori

Può capitare che i fornitori siano in ritardo nel montaggio degli allestimenti  o nelle consegne. In questo caso il wedding planner comunicherà anticipatamente ad essi il tempo di percorrenza, i giusti indirizzi e indicazioni stradali, e i vari punti di accesso per lo scarico degli allestimenti, e l’indicazione dei parcheggi. La gestione ritardi in questo modo avviene prima, evitandoli appunto, mediante un sopralluogo qualche giorno alla location.

Nel caso del montaggio degli allestimenti creando una scaletta con la relativa timeline.

Ritardo controllato

In caso di avverse condizioni meteo, potrebbe capitare il ritardo di qualche ora. È premura del wedding planner riprodurre sulla timeline questo ritardo. Tutti i possibili ritardi verranno studiati durante il corso. Per il wedding planner la gestione ritardi è importante ai fini della buona riuscita dell’evento. A volte però non è possibile prevedere un ritardo. Cosa fare in questo caso? Nel corso vi saranno spiegate tutte le possibili soluzioni. Vi accenniamo alla prima cosa da fare: convocare una riunione per individuare le azioni necessarie a contenere e gestire il ritardo.

Bisogna coinvolgere i fornitori che possono aiutarvi, cioè quelli che possono dare un contributo al vostro lavoro, per la buona riuscita dell’intero evento. Se, ad esempio, siete in ritardo con l‘allestimento in chiesa, i fotografi saranno vostri alleati e proporranno alla sposa di fare altre foto, rallentando così il suo arrivo in chiesa il tempo necessario che vi servirà per completare il lavoro.

Parola d’ordine: non sbagliare più

Una volta finito l’evento consigliamo di fare un’ altra riunione con il team in modo da sottolineare cosa è andato storto e come sarà possibile evitarlo in futuro. In linea di principio alla base della buona gestione ritardi c’è :1)il buon utilizzo della timeline 2)una corretta comunicazione della stessa a tutti i soggetti coinvolti dagli sposi ai fornitori. Interessante vero? Allora correte ad iscrivervi al corso e vedrete come gli imprevisti saranno per voi totalmente prevedibili! Parola di Cira

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  Cira Lombardo

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