Logistica: perché è importante saperla gestire al meglio

La logistica rappresenta un fattore strategico essenziale nell’organizzazione e gestione di qualsiasi evento. Il wedding planner deve organizzarla al meglio

Organizzare la logistica di un evento vuol dire occuparsi di ogni dettaglio della sua realizzazione, dall’organizzazione dell’allestimento alla pianificazione della fase di smontaggio e trasporto per ogni manifestazione, sia essa pubblica o privata, perché tutti i diversi aspetti della pianificazione andranno a incidere sull’immagine dell’evento stesso agli occhi dei partecipanti.

Le diverse figure nell’organizzazione della logistica

Durante l’allestimento di service e scenografie, è fondamentale avere precise figure di riferimento che gestiscano tutta la fase operativa del lavoro. Queste figure sono rappresentate dai coordinatori. Il ruolo del wedding coordinator può essere rivestito dallo stesso wedding planner, ideatore del progetto, o da un suo collaboratore

Compiti del wedding coordinator

Il wedding coordinator si occupa degli aspetti logistici e organizzativi relativi al giorno dell’evento, quindi del trasporto delle attrezzature, del trasferimento degli ospiti, dei pernottamenti e dei pasti, del noleggio di eventuale materiale necessario e, naturalmente, della creazione di una scaletta dettagliata per ogni fase del matrimonio.

Fasi per la buona riuscita dell’evento

Con il supporto della squadra incaricata di seguire l’evento, il wedding planner gestisce una serie di azioni atte al raggiungimento dei più alti standard qualitativi ed estetici. Dal sopralluogo e dall’analisi del luogo prescelto, alla scelta delle soluzioni sugli allestimenti più adeguati che rispondano anche alle regole della sicurezza per i partecipanti.

Le fasi più importanti per la buona riuscita di un evento sono 1)il coordinamento; 2)attenzione ai tempi; 3)definire il ruolo di ognuno; 4)il sopralluogo, per il rito, sia civile che religoso o simbolico, sia quello per il ricevimento.

Fasi successive al sopralluogo

Dopo aver effettuato i vari sopralluoghi si apre una seconda fase di logistica, in cui è importante: 1)verificare la fattibilità del progetto; 2) definire orari e scaletta; 3)scegliere i mezzi di trasporto; 4) scegliere il gruppo di lavoro; 5)scegliere i fornitori; 6) occuparsi dei permessi.

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