Ricevimento e logistica: 5 regole da seguire per non sbagliare!

Per un wedding planner, ogni fase del matrimonio va gestita al meglio, affinché la coppia di sposi sia soddisfatta. In particolare, per quanto riguarda il ricevimento, è bene osservare alcune regole fondamentali per la buona riuscita dell’evento.

Dopo aver selezionato la location e aver fatto il sopralluogo (vedi articolo dedicato) con tutte le dovute accortezze, si dovrà iniziare a pianificare il ricevimento di nozze, basandosi sulle informazioni acquisite durante l’ispezione e sui gusti e le richieste degli sposi.

Questo significa che si dovranno calcolare tempi e spazi per stilare infine un piano d’azione da condividere con team e fornitori.

Ecco quindi le 5 regole da seguire per realizzare il ricevimento perfetto:

VERIFICARE LA FATTIBILITÀ DEL PROGETTO

Come già anticipato, una volta effettuato il sopralluogo e realizzato un progetto, bisogna verificare che quest’ultimo sia fattibile. A volte, infatti, si dovranno apportare delle modifiche all’idea iniziale. In alcuni casi, invece, qualora gli sposi avessero una rosa di location ma nessuna preferenza, potrete scegliere voi quella più idonea all’idea che la coppia si era fatta per il ricevimento di nozze.

DEFINIRE GLI ORARI E LA SCALETTA DEL RICEVIMENTO

La scaletta è fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Ci possono essere due tipologie di timeline (per approfondire l’argomento clicca qui). La prima, più generica, che comprende tutto il wedding day, in modo da avere ognuno (team e fornitori) un prospetto generale sull’andamento dell’evento, in particolare il ricevimento. La seconda, più specifica, riguarda i singoli fornitori o i gruppi di lavoro che si occupano di settori specifici. In questa scaletta, sarà importante specificare ogni cosa, come ad esempio i nominativi, eventuali numeri di telefono, dettagli tecnici ecc.

CARICO/SCARICO MERCI E MEZZI DI TRASPORTO

Un’aspetto fondamentale del sopralluogo è quello di permettere di verificare dove e come organizzare i mezzi di trasporto dei fornitori. Nell’organizzazione del ricevimento bisogna tenere in considerazione la logistica dei trasporti, e di carico e scarico merci, affinché non ci siano intoppi il giorno dell’evento. L’impossibilità di raggiungere la location con mezzi ingombranti potrebbe causare un allungamento dei tempi, quindi si dovrà valutare l’utilizzo di mezzi più piccoli oppure una riorganizzazione della scaletta.

COME SCEGLIERE IL GRUPPO DI LAVORO

Il team è fondamentale per la buona riuscita di un evento (per approfondire l’argomento leggi l’articolo dedicato). Durante il ricevimento sarà necessario organizzare il lavoro dei propri collaboratori affinché ognuno abbia il suo ruolo. La definizione dei ruoli è da stabilire a priori, ovvero in fase di progettazione del matrimonio, poiché il giorno dell’evento ogni collaboratore dovrà essere formato sul proprio specifico lavoro per svolgerlo al meglio e in autonomia. 

RICEVIMENTO: SCEGLIERE I FORNITORI PIù ADATTI

Ogni evento ha i suoi fornitori, questo ormai lo abbiamo detto e ridetto (per approfondire clicca qui). Ecco perché dopo aver fatto il sopralluogo e realizzato il progetto del matrimonio, bisognerà selezionare i fornitori più adatti all’occasione. In alcuni casi dovrete fare riferimento a più fornitori, soprattutto quando la location scelta per il ricevimento necessiterà di noleggio strutture e arredi. In altri casi, invece, il ricevimento potrebbe svolgersi in un ristorante già fornito di tutto l’occorrente, personale compreso!

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Prossimi appuntamenti:

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