Trasferte ospiti: come organizzare gli spostamenti

La logistica rappresenta un fattore strategico essenziale nell’organizzazione e gestione di qualsiasi evento. Organizzare la logistica di un evento vuol dire occuparsi di ogni dettaglio della sua realizzazione, tra cui le trasferte ospiti. Vediamo come organizzare gli spostamenti.

Per trasferta si intende una situazione in cui dobbiamo lasciare la nostra “base” per più di un giorno, vista la distanza dal luogo dell’evento che non ci consente di rientrare nella stessa giornata. In questo articolo in particolare ci occupiamo di trasferte ospiti e di come organizzarle.

Servizio di segreteria

Potrebbe accadere che gli sposi vi chiedano di organizzare le trasferte degli ospiti non residenti. Non dovrete sostituirvi all’agenzia di viaggi organizzando voli, prenotando biglietti del treno, ma dovrete organizzare il transfer ospiti non appena saranno giunti in città. Come prima cosa attivate un servizio di segreteria, proponendo una persona(sempre la stessa) al telefono , alla quale gli ospiti potranno rivolgere qualsiasi domanda, a cui chiedere qualsiasi informazione. Una sorta di punto di riferimento per loro.

Organizzazione dei transfer

Una volta giunti in città, dovrete organizzare dei servizi navetta che si occupino di accompagnare gli ospiti in hotel. Ricordate che dopo un lungo viaggio a nessuno piace aspettare, quindi dovete cercare di far coincidere gli orari, o organizzare più servizi navetta. Tutto ciò sarà possibile con un’attenta pianificazione.

Per gli invitati che invece arriveranno in città con mezzi propri, assicuratevi di fornire le indicazioni necessarie per farli arrivare direttamente al luogo in cui pernotteranno.

Sistemazione in hotel

L’obiettivo è quello di trovare una struttura che li possa ospitare tutti, favorendone sia la gestione sia i trasferimenti. E che inoltre consenta loro di muoversi a fare un giro a piedi per svagarsi. In caso contrario vi toccherà prenotare tanti piccoli hotel che non vi forniranno più di 10 camere l’uno. Soluzione che vi consigliamo solo se il centro è così piccolo da consentire agli invitati di raggiungere le due location a piedi.

Transfer il giorno delle nozze

Stabilire un luogo ideale dove pernotteranno gli ospiti è importantissimo per consentire le trasferte ospiti il giorno delle nozze. Organizzerete infatti degli autobus o minibus che possa contenerli tutti e delle hostess che possano controllare che tutto proceda per il meglio. Al rientro, invece, le navette ipotizzate dovranno partire a tre orari diversi, dando la possibilità a chi vuole andar via, senza aspettare altri invitati che potrebbero voler rimanere ancora un po’.

È fondamentale in questo caso che le navette partano quando sono completamente piene e che gli orari siano ben chiari a tutti gli invitati. Se invece siete stati costretti a prendere diverse strutture in cui mettere gli ospiti, dovete considerare una navetta per ogni hotel. Anche in questo caso avrete un’hostess che si assicurerà che tutti gli ospiti siano presenti sul mezzo prima di partire. In tal caso, è fondamentale che tutti gli ospiti rispettino gli orari in quanto non ci sono altri mezzi che partono da o si dirigono verso quella struttura.

Transfer il giorno dopo del matrimonio

Non dimenticate infine, che tutti gli ospiti che sono stati recuperati presso un aeroporto, un porto o una stazione, vanno riaccompagnati il giorno dopo, sulle base delle informazioni dei biglietti di partenza che hanno ricevuto. In questo caso stiamo principalmente parlando di transfer singoli.

Qualora ci siano due partenze nello stesso luogo a poca distanza l’una dall’altra, vale lo stesso discorso dell’andata. Valutate con gli sposi se è il caso di organizzare due spostamenti separati oppure unificarlo in uno solo, qualora gli ospiti fossero d’accordo.

Il vero segreto per tenere tutto sotto controllo sarà: la pianificazione! Nel corso vi saranno spiegate le varie ipotesi e le soluzioni da adottare. Cosa aspettate? Correte ad iscrivervi!

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