Wedding day, come gestire i ritardi

Il giorno del matrimonio è una giornata ricca di ritardi. Il più classico e atteso è quello della sposa ma questa non è quasi mai la sola.  

Per non farsi cogliere dal panico è bene tenere sempre a mente questo aspetto e quindi prevederlo. Riuscire a captare l’imprevisto permetterà di anticipare i problemi modificando la time line del giorno e quindi risolvere situazioni spiacevoli e gestire i ritardi. 

 GESTIRE I RITARDI: PERSONE

I ritardi possono essere infatti controllati e soprattutto previsti. Le situazioni più comuni sono: 

• il ritardo della sposa: una tradizione ormai ma bisogna stare attenti a non oltrepassare la mezz’ ora canonica, ritardare ulteriormente modificherebbe tutto il resto della tabella di marcia, andando a creare non pochi disguidi all’organizzazione generale! 
• Ritardo degli sposi in location: lasciar passare troppo tempo tra cerimonia e festa vuol dire mancanza di rispetto. Per ovviare al problema è possibile far scegliere ai vostri sposi una villa con un panorama sul mare o giardini fiabeschi, in modo da fargli effettuare il servizio fotografico direttamente in villa, rimanendo in linea con la vostra timeline! 
• Ritardo dei fornitori: purtroppo può capitare che i fornitori siano in ritardo per le consegne o montaggio degli allestimenti. Se qualche giorno prima all’ evento il wedding planner o un suo collaboratore si reca alla location e constata imprevisti sulle strade dovete immediatamente avvertite tutto il vostro team e i fornitori rimodulando gli orari di partenza sulla vostra timeline. 

Ricordiamoci che il sabato gli uffici sono chiusi, quindi bisogna lasciare un numero di cellulare per eventuali comunicazione o emergenze dell’ultimo minuto. 

• Ritardo nella fase di montaggio: anche per le fasi di montaggio bisogna preparare una scaletta. Nel caso in cui si presentino degli imprevisti che susciterebbero ritardo sulle altre fasi di montaggio, il wedding planner deve essere pronto e preparato per prendere eventuali decisioni. 

• Ritardo degli invitati: è sempre opportuno lasciare attivo un numero di segreteria, a cui gli invitati possano far riferimento per ogni tipo di informazione anche il giorno delle nozze, in questo caso informazioni stradali. Spesso gli inviati con la scusa del fatto che la sposa arriva sempre in ritardo, ne approfittano.  
• Ritardo controllato: il giorno del matrimonio può capitare di dover posticipare l’evento di qualche ora. Qualora, invece, si verifichi un lutto in una delle famiglie degli sposi, non possiamo parlare di ritardo di poche ore, ma avremo un vero e proprio cambio data. Dobbiamo quindi rimodulare la logistica progettata da mesi in un lasso di tempo più breve. Bisogna verificare che tutti i fornitori coinvolti siano disponibili, e se alcuni non lo fossero, bisogna da un lato quantizzare il danno che andrà a carico degli sposi, dall’ altro trovare tempestivamente un servizio che sia della stessa qualità o superiore.  
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GESTIRE I RITARDI: MINIMIZZARE L’IMPATTO

A volte, però, si è costretti a prendere atto di un ritardo quando ormai questo si è consolidato e occorre solo gestirne le conseguenze, minimizzandone gli impatti: 

1. Coinvolgere il team di progetto: è necessario convocare una riunione per individuare le azioni necessarie a contenere e gestire il ritardo.  

1. Individuare le priorità: insieme con i vostri più stretti collaboratori, deciderete un piano d’azione per gestire il ritardo e quindi i vari cambiamenti in scaletta.  

1. Ricercare il supporto esterno: se in chiesa o in location non ci sono sufficienti risorse per risolvere il problema, dovrete agire acquisendo risorse dall’ esterno. 

1. Tracciare i nuovi andamenti: una volta definite le azioni da intraprendere, è importante verificare gli esiti di ciascuna di esse.  

1. Avvisare della situazione ai fornitori coinvolti: è importante che le modifiche introdotte sulla timeline della giornata vengano trasmesse a tutte le parti coinvolte. 

1. Non sbagliare più: una volta finito l’evento, sarà bene organizzare una riunione con il vostro team per evitare il ripetersi degli errori commessi. 

Seguire e sviluppare una corretta timeline della pianificazione vi consentirà di avere sotto controllo l’organizzazione dell’intero matrimonio e diminuire il rischio di andare fuori tempo.   

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